話し合いで丸め込まれるのを100%防ぐ方法

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何かにつけてミーティングしたい人

あなたの周りにもいるのではないだろうか。何かにつけて打ち合わせをしたいので少し時間をとってほしい、という人。だいたい、「少し」の時間では済まない。そういう人達は、他人の時間などどうでもいいと思っている。そして、そういう人たちは、あなたに何かを押し付けようとしていることが多いのではないだろうか。

打ち合わせや、会議の場では、その場の雰囲気で頼まれごとをキッパリ断りづらいこともある。彼らは対話の中であなたが断りづらい雰囲気を作って、自分はやりたくないことをあなたに押し付けようとしているのだ。

私にも経験がある。その人は関係者数人に、今から少しテレビ会議いいですか？、と予定もないのに突然聞いて、即席のオンラインミーティングに付き合わすのだ。しばらくの間は付き合っていたが、機会を見計らって、これからはオンラインミーティングではなく、グループチャットで情報交換しませんか？と提案した。その口実は、グループチャットでやり取りしていれば、関係者全員がリアルタイム、後から問わず確認できて、ノウハウが共有でき、かつ、それが業務知識のアーカイブになるから、という理由で強行した。

しかし、私の真の狙いは、「文面による対話」になることによって、会議の雰囲気に引きずられずに、こちらが主張すべきことは、はっきりと主張でき、かつ、相手に論点ずらしをさせない、という点にあった。対話では、お互いに都合の良い解釈をして曖昧になってしまうことがあるが、「文面による対話」では、論点ずらしをしようと思って関係のない話をチャットしようとしても、あからさまに文脈が不自然になるので、当の本人がそれに気づいて論点ずらしが非常にしづらいし、周りの人もすぐにそれに気づく。

その後は、急にオンラインミーティングに誘われることも一切なくなり、業務の予定が狂うこともなくなった。仕事の効率が大きく向上したことはいうまでもない。

話し合ってもその結果をうやむやにしたがる人

結局何が言いたいのか分からない人。そういう人は、単純に伝え方が下手ということもあるが、巧妙に論点外しをしていることもある。その裏には、言質をとられたくない、自分に有利にことを進めたい、という思惑が隠れている場合がある。

そうすると、話し合っても何も決まっていないわけで、話し合った時間が無駄になる。だったら話し合いなどしなければよかったことになり、仕事の効率が大きく低下する。

そういう人たちは、話し合った結果を無かったことにしようとしているのだから、それを防ぐには、文面による話し合いの記録を証拠として残すことが、こうした人たちに振り回されないための唯一の解決策になる。

話し合いだと、結局どうなったのかが曖昧になることがある。

私の経験を言わせてもらうと、ある事務作業の業務で、従来は、丁寧にやっていても回っていたが、今後件数が激増することが明らかなので、一部の工程を他部署に任せないとパンクする、という問題に直面したことがあった。そこで工程を変更することの同意をチームで話し合っていたのだが、同じような話をずっと２０分以上しているように感じたので、「じゃあ、今日話し合った内容を文面でグループチャットに流しますので、間違いがあれば言って下さい」と言って話し合いを打ち切った。

だいたい、話し合いの内容というのは、だんだん忘却の彼方へ忘れ去られてしまうので、数日後は、そんなことあったかな、になってしまう。そうはさせるものかと、話し合い終了後、すぐに内容を忘れないうちに文面にして、グループチャットに投稿した。